ЗЗЛПСПОИН

Определения и използвани термини

Прилаганите в настоящата политика термини се използват със следното значение:

Законът – Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН), обн. ДВ бр. 11 от 2 февруари 2023 г.

Политиката – настоящият документ, приет от „Биг Бет Гейминг“ ЕООД, който урежда реда, условията и гаранциите за вътрешно подаване, разглеждане и защита при сигнали за нарушения по смисъла на Закона.

Сигнал – устна или писмена информация за конкретно нарушение или за реална опасност от извършване на такова, подадена по реда на Закона от физическо лице, в контекста на трудови, служебни или други професионални отношения с Дружеството.

Сигнализиращо лице – физическо лице, което подава сигнал или публично оповестява информация за нарушение, станала му известна във връзка с извършваната работа или служебна дейност по смисъла на чл. 5 от Закона.

Нарушение – действие или бездействие, което представлява нарушение на българското или европейското законодателство, както и на правилата за етика и добросъвестно управление, изброени в чл. 3 от Закона и в настоящата Политика.

Вътрешен канал за подаване на сигнали – механизъм, администриран от Дружеството, чрез който се приема, регистрира и разглежда информация за нарушения в съответствие със Закона.

Ответни действия – всяко действие или бездействие, което се предприема във връзка с подаден сигнал и води или може да доведе до неблагоприятни последици за сигнализиращото лице, включително уволнение, понижение, дискриминация, заплахи и др.

Лице, срещу което е подаден сигнал – лице, за което в подадения сигнал се съдържат твърдения относно извършено или предстоящо нарушение.

Комисия – Комисия за защита на личните данни (КЗЛД), която изпълнява функциите на компетентен орган по разглеждане на външно подадени сигнали съгласно чл. 15 и следващите от Закона.

Данни с личен характер – всяка информация, отнасяща се до физическо лице, което е идентифицирано или може да бъде идентифицирано, включително чрез подаването на сигнал.

1. Цел на политиката

Настоящата политика относно реда за подаване и разглеждане на сигнали за нарушения („Политиката“) има за цел да предостави ясна, достъпна и изчерпателна информация относно условията, процедурите и гаранциите, свързани с подаването на сигнали за нарушения по смисъла на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения („Законът“), включително чрез вътрешния канал за подаване на сигнали, поддържан от „Биг Бет Гейминг“ ЕООД, ЕИК 207008293, със седалище и адрес на управление: гр. София, 1404, Община Столична, Район Триадица („Дружеството“).

Съгласно изискванията на чл. 12, ал. 4 от Закона, настоящата Политика е публично достъпна и предоставя информация за реда и условията, при които всяко лице може да подаде сигнал за нарушение, което е узнало в контекста на своите професионални или служебни взаимоотношения с Дружеството, както и за предвидените мерки за защита на подателя на сигнала.

2. Обхват на политиката

Право да подадат сигнал за нарушение по реда, установен в настоящата Политика, имат физически лица, които са узнали за съответното нарушение в контекста на своите трудови, служебни или други професионални взаимоотношения с Дружеството, включително, но не само, в качеството си на:

• настоящи или бивши работници и служители, включително когато трудовото или служебното правоотношение е прекратено към момента на подаване на сигнала;
• лица, упражняващи свободна професия, самостоятелно заети лица или занаятчии;
• кандидати за работа, когато информацията за нарушението е придобита в процеса на подбор или при други преддоговорни отношения;
• доброволци и стажанти, независимо от това дали са възнаграждавани;
• съдружници, акционери, еднолични собственици на капитала, както и членове на управителни, контролни и одитни органи;
• лица, работещи за външни изпълнители, подизпълнители или доставчици на Дружеството.

Защита по реда на Закона се предоставя и на:

• лица, които подпомагат сигнализиращото лице при подаването на сигнала, при условие че тяхната помощ е оказана добросъвестно и при спазване на поверителност;
• лица, които са в трудови или други професионални отношения с сигнализиращото лице или са негови роднини и биха могли да бъдат засегнати от ответни действия;
• юридически лица, в които сигнализиращото лице има участие, за които работи или с които е по друг начин свързано в професионален контекст.

Защитата по Закона възниква от момента на подаването на сигнала или на публичното оповестяване на информация относно нарушение, при условие че са изпълнени изискванията за добросъвестност и достоверност на подадената информация.

3. Преглед и актуализация на политиката

Настоящата Политика подлежи на периодичен преглед веднъж на година, както и при промени в приложимото законодателство или при необходимост, установена на база на практиката по прилагането ѝ.

Прегледът и актуализацията се извършват от Мениджъра „Съответствие“ и се утвърждават от управителя на Дружеството.

4. Отговорно лице

Дружеството определя Мениджъра „Съответствие“ за лице, отговарящо за получаването, регистрирането, разглеждането и обработването на сигнали за нарушения по смисъла на настоящата Политика и чл. 14 от Закона.

Възможно е с тези функции да бъде натоварено и друго лице или външен изпълнител, при спазване на изискванията за поверителност, безпристрастност и отсъствие на конфликт на интереси.

Отговорното лице действа независимо, добросъвестно и с дължимата професионална грижа при всяка обработка на сигнал.

5. Условия за закрила

Лицата, подаващи сигнал за нарушение по реда на настоящата Политика, ползват закрила съгласно Закона, при условие че са налице кумулативно следните предпоставки:

• лицето е имало основателна причина да счита, че предоставената информация относно предполагаемото нарушение е била вярна към момента на подаване на сигнала и че същата попада в материалния обхват на Закона;
• сигналът е подаден добросъвестно и при спазване на изискванията на Закона относно реда, формата и съдържанието.

Закрила не се предоставя при подаване на анонимни сигнали, освен в случаите, в които самоличността на подателя е установена впоследствие. Сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години от датата на подаване, не подлежат на разглеждане, освен ако друго не е предвидено в приложим нормативен акт.

6. Поверителност на сигналите

Дружеството гарантира поверителността на информацията, съдържаща се в подадените сигнали, включително самоличността на сигнализиращото лице, на засегнатите от сигнала лица, както и всички други данни, от които пряко или непряко може да се установи тяхната идентичност.

Достъп до информацията по предходното изречение се предоставя единствено на служителите и другите лица, на които тази информация е необходима за изпълнение на служебните или договорните им задължения, при спазване на принципа „необходимост да се знае“. Лице, срещу което е подаден сигнал, няма достъп до информацията по сигнала, освен в случаите, когато това е изрично предвидено в закон с цел осигуряване правото му на защита.

Лицата, имащи достъп до сигналите, са длъжни да опазват тяхната поверителност и да не разпространяват информация относно тях, освен ако това не е необходимо за целите на проверката, предприемане на последващи действия или осигуряване защита на засегнати права и законни интереси.

Разкриването на самоличността на сигнализиращото лице и/или на друга информация, от която тя може да бъде установена, е допустимо само:

• при изричното съгласие на лицето, подало сигнала;
• когато това е необходимо и представлява пропорционално задължение, произтичащо от приложимото българско или европейско законодателство, включително в рамките на наказателно или административно производство или с оглед гарантиране правото на защита на засегнатото лице.

Дружеството предприема всички необходими технически и организационни мерки за защита на информацията по подадените сигнали.

7. Отговорност при недобросъвестност

Съгласно чл. 34 от Закона, при извършване на забранени ответни действия срещу лице, подало сигнал при условията на Закона, същото има право на обезщетение за всички претърпени имуществени и неимуществени вреди.

Съгласно чл. 39 от Закона, лице, което съзнателно е подало невярна информация или е действало недобросъвестно, носи отговорност за причинените вреди на други лица, включително на лицата, посочени в сигнала. В такъв случай засегнатите лица имат право на обезщетение за претърпени имуществени и неимуществени вреди.

Допълнително, съгласно чл. 45 от Закона, за подаване на сигнал или публично оповестяване на информация, за която подателят е знаел, че е невярна, се носи административнонаказателна отговорност. На виновното лице може да бъде наложена глоба в размер до 3 500 €.

В случай че в подаден сигнал се съдържат явно неверни или заблуждаващи твърдения относно факти, Дружеството си запазва правото да върне сигнала с мотивирано указание за корекция, както и да отправи предупреждение за евентуалната отговорност, произтичаща от подадената невярна информация.

8. Нарушения които са предмет на сигнал

По реда, предвиден в настоящата Политика, могат да се подават сигнали за нарушения на българското законодателство или на актове на Европейския съюз, изброени в приложението към чл. 3, ал. 1 и ал. 3 от Закона, когато тези нарушения са станали известни на подателя в контекста на неговата професионална дейност.

Сигналите следва да се отнасят до:

• нарушения в областта на обществените поръчки;
• финансовите услуги, продукти и пазари, включително предотвратяване на изпирането на пари и финансирането на тероризма;
• безопасността и съответствието на продуктите;
• безопасността на транспорта;
• опазването на околната среда;
• радиационната защита и ядрената безопасност;
• безопасността на храните и фуражите, здравето на животните и хуманното отношение към тях;
• общественото здраве;
• защитата на потребителите;
• защитата на личните данни и неприкосновеността на личния живот;
• сигурността на мрежите и информационните системи;
• нарушения, които засягат финансовите интереси на Европейския съюз по смисъла на чл. 325 от Договора за функционирането на ЕС;
• нарушения на правилата на вътрешния пазар по чл. 26, пар. 2 от Договора за функционирането на ЕС, включително относно конкуренцията и държавните помощи;
• трансгранични данъчни схеми, които целят получаване на данъчно предимство в противоречие с целите на приложимото корпоративно данъчно право;
• извършени престъпления от общ характер, станали известни във връзка с трудовите или служебните задължения на подателя;
• нарушения, свързани със заплащането на публични държавни или общински вземания;
• нарушения на трудовото законодателство;
• нарушения на нормативните актове, свързани с изпълнението на държавна служба.

9. Подаване на сигнал

Сигнал за нарушение по смисъла на настоящата Политика може да бъде подаден по следните начини:

• чрез попълване на образец-формуляр, достъпен на интернет страницата на Комисията за защита на личните данни: https://cpdp.bg/wp-content/uploads/2023/12/ZZLPSPOIN_Formuljar-za-registrirane-na-signal_13.12.2023.docx и изпращането му чрез електронно съобщение на имейл адрес: [email protected]. В рамките на 7 дни ще получите потвърждение за получаването на сигнала;
• чрез лично подаване на сигнал в устна форма, чрез среща с Мениджъра, Съответствие или друго определено длъжностно лице, след предварително записване. Подаденият устен сигнал се протоколира в писмен формуляр, който следва да бъде подписан от подателя.

Сигналът трябва да съдържа най-малко следните данни:

• трите имена на подателя, актуален адрес за кореспонденция, телефон и електронен адрес (ако има);
• качеството, в което лицето подава сигнала (напр. служител, кандидат за работа, изпълнител и др.);
• данни относно лицето, срещу което се подава сигналът, ако е известно – имена и месторабота;
• описание на обстоятелствата, сочещи към нарушение или реална опасност от извършването на такова;
• място, период на извършване и описание на конкретното деяние;
• други известни обстоятелства, относими към предмета на сигнала;
• дата и идентификация на подателя – чрез подпис, електронен подпис или друг идентификатор.

Дружеството предприема всички необходими мерки за гарантиране на поверителността на самоличността на сигнализиращото лице, включително при събирането, съхраняването и обработването на подадената информация.

Наред с възможността за използване на вътрешния канал, всеки има право да подаде сигнал чрез външен канал до Комисията за защита на личните данни – https://signal-public.cpdp.bg/, както и да направи публично оповестяване при условията, определени в Закона.

10. Процедура след подаване на сигнал

След подаването на сигнал по реда, установен в настоящата Политика, се прилага следната процедура:

1) Потвърждение за получаването на сигнала се изпраща в срок до 7 дни, като същият се регистрира с уникален идентификационен номер.

2) Извършва се предварителна проверка относно допустимостта и достоверността на сигнала. При установяване на непълноти или несъответствия, подателят се уведомява и му се предоставя срок за отстраняване на нередностите.

3) Ако сигналът е допустим, се извършва обективна проверка, която включва събиране на относимата информация и доказателства, включително чрез комуникация със засегнатите страни и, ако е необходимо, с подателя на сигнала. Всички действия се извършват при стриктно спазване на принципите за поверителност, безпристрастност и защита на личните данни.

4) В рамките на проверката, ако възникне необходимост от допълнителни данни или пояснения, Дружеството може да потърси съдействие от подателя на сигнала или други лица, при гарантиране на тяхната защита.

5) Подателят на сигнала получава информация за предприетите действия и резултатите от проверката в срок до 3 месеца от потвърждаването на получаването на сигнала.

6) В случаите, когато е налице основателно предположение, че няма да бъдат предприети ефективни действия по сигнала или съществува риск от ответни мерки, подателят има право да подаде сигнал чрез външния канал – до Комисията за защита на личните данни.

7) Преписката по сигнала може да бъде прекратена, ако:

• съдържанието на сигнала е явно недостоверно или заблуждаващо;
• нарушението е от маловажен характер и не налага последващи действия;
• сигналът дублира вече подаден такъв и не съдържа нова информация от съществено значение.

Дружеството гарантира защита срещу ответни действия под всякаква форма, които биха могли да доведат до увреждане на правното или фактическото положение на подателя на сигнала.

11. Регистър на сигналите

Дружеството създава и поддържа непубличен електронен регистър на сигналите, съгласно чл. 18 от Закона. Регистърът съдържа следната информация:

• идентификация на приелия сигнала служител;
• дата на подаване на сигнала;
• засегнато лице (ако е известно);
• данни за предполагаемото нарушение – описание, място, период и обстоятелства;
• връзка с други сигнали (ако има такава);
• предприети последващи действия и резултати от проверката;
• предоставена обратна информация и дата на предоставяне;
• срок на съхранение на сигнала.

Регистърът се съхранява при условия, гарантиращи поверителност, достъп се предоставя само на оправомощени лица.

12. Обработване на лични данни

Обработването на лични данни, свързани с подадени сигнали, се извършва съгласно Регламент (ЕС) 2016/679, Закона за защита на личните данни, както и чл. 32 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.

Дружеството събира и обработва само онези лични данни, които са строго необходими за:

• идентифициране на подателя на сигнала (когато това е приложимо);
• проверка на твърденията, изложени в сигнала;
• предприемане на последващи действия, когато е необходимо;
• осигуряване на защита на лицето, подало сигнала.

Лични данни, които явно не са от значение за разглеждането на конкретен сигнал, не се събират, а когато такива бъдат случайно събрани – се заличават незабавно.

Личните данни се съхраняват при стриктно спазване на принципите за ограничение на целта, минимизация, поверителност и сигурност, за срокове, съответстващи на целите на обработката и нормативните изисквания.